Frachtrechnungsprüfung und zahlung: TMS vs. outsourcing

December 14, 2015 Ken Klaver

In diesem Beitrag möchte ich auf die Vor- und Nachteile bei der Nutzung von TMS-Systemen gegenüber der Nutzung eines Outsourcing-Providers für Frachtrechnungsprüfung eingehen. Da viele Unternehmen immer öfter entscheiden, eine frachtrechnungsprüfung mit einem TMS-System durchzuführen, habe ich einen kleinen Vergleich angestellt.

Die TMS-Lösung ist immer eine Do-It-Yourself-Lösung, basierend auf einen TMS-Softwareanbieter während das Outsourcing der Frachtrechnungsprüfung einen bereitgestellte Dienstleistung bietet.

Runde 1: Servicevergleich

·       TMS-Systeme decken viele Felder im Logistikspektrum ab, natürlich auch die Frachtfinanzprüfung.

·       Das Outsourcing von Frachtrechnungsprüfung und Zahlung deckt vornehmlich die Frachtfinanzprüfung ab.

Ergebnis: Hier gewinnt das TMS, obwohl es einfach ist, ein Feld abzudecken, sieht  ein TMS auf dem Papier um einiges attraktiver aus, da es allumfassend wirkt.

Runde 2: Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess

·       Die Frachtfinanz- und Zahlungsprüfung sitzt am Ende einer Aktivität, die am Ende eines Unternehmens sitzt, dem Transport.  Typischerweise erhält dieser Bereich nicht immer die richtige strategische Beachtung und obwohl die Logistik meistens ein standardisierte Dienstleistung ist, sollte die Frachtrechnungsprüfung und  Zahlungsprüfung auf die gleiche Weise behandelt werden.

·       Mit TMS können Sie ein Held sein! Manager von unternehmen lieben große Projekte, vor allem, wenn sie ihren Namen daruntersetzen können.  Die unternehmensweite Einführung eines Systems oder einer Software zählt mehr als die Einführung einer Frachtrechnungsprüfung - und Zahlungsprüfung, da die meisten Personen weiter oben im Unternehmen nicht einmal wissen, worum es geht.

·       TMS als solches lässt sich intern leicht verkaufen, da viele Menschen es als eine Art ERP-Lösung verstehen würden.

·       Menschen sehen oft nicht über die  typischen Kosteneinsparungen der Frachtrechnungsprüfung ​- und Zahlungsprüfunghinaus. Zudem können die Daten aus dem Frachtfinanz- und Zahlungsprüfung sprozess zu weit mehr als nur für Logistik und Finanzen genutzt werden.

·       Die Kosten für ein TMS-System scheinen einmalig und einfach zu sein: das Kaufen der Software und eine Wartungsgebühr erscheint so viel attraktiver als fortlaufende Kosten mit einem Anbieter für Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung.

Ergebnis: Wieder ein klarer Sieg; TMS-Systeme scheinen eindeutig vorne zu liegen durch klarer Kosten und dadurch, dass man bekommt, was man braucht.

Runde 3: Durchführung

In beiden Fällen,TMS-Systemen und dem Outsourcing der Frachtrechnungsprüfung - und Zahlungsprüfung, sind Zeitpläne nur schwer einzuhalten und der Zeithorizont ist oftmals unklar.  Da das Outsourcing der Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung eine bereitgestellte Dienstleistung bietet, können die Kosten für die Durchführung für gewöhnlich niedriger gehalten werden, da sie zum Teil durch monatliche Gebühren wiedergewonnen werden können.  Dies ist bei TMS-Systemen nicht der Fall, also würden Sie hohe Gebühren haben, die höher als erwartet werden könnten.

·       Outsourcing-Anbieter von Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung führen die Durchführen selbst aus, wohingegen TMS-Anbieter diese Aufgabe lediglich an Spezialfirmen übertragen können, was zu einer Störung führen kann.

·       Die dynamische Welt des Transports ist einem ständigen Wandel unterworfen: Wechsel von Transporteuren, Zufügen neuer Standorte, Anschaffungen, Änderung des GL-Codes - es scheint als würde man sich immer ein einem Status der „Einführung“ befinden.  Der Outsourcer für Frachtfinanz- und Zahlungsprüfung wird Personen haben, an die er dies weitergibt, während Sie bei einem TMS-System entweder die speziellen Kenntnisse erwerben müssen oder kostenintensiv erneut eine dritte Partei hinzuziehen müssen.  Dies ist weniger flexibel und teurer

Ergebnis: Das Outsourcing der Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung ist hier der Gewinner. Günstiger, flexibler und immer die die Fähigkeiten zur Hand, um den Kunden zu unterstützen.

Runde 4: In der Praxis

Hier kollidiert der bereitgestellte Dienstleistungsanspruch der Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung mit dem Do-it-yourself-Anspruch von TMS-Systemen am meisten.

·       Tarife, Stammdatenänderungen, Updates von GL-Codes, Benzinzuschläge, Wechselkurse, ...müssen durch interne Mitarbeiter in Ordnung gehalten werden, während der Outsourcer für Frachtfinanz- und Zahlungsprüfung sich vollständig darum kümmert.

·       Der Kontakt mit Transporteuren bezüglich Zahlungen, Problemen, Trainings, Systemnutzung, ...ja, dies alles müssen Sie bei einem TMS-System selbst machen, während ein Outsourcer für Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung auch dies übernimmt.

·       Die Abwicklung von Extrakosten, der späte Erhalt von Daten, Ausnahmen, Gutschriften, ... Mit einem TMS-System wird dies oft auf Basis eines großen Konzeptes durchgeführt: des Workarounds. Outsourcer für Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung hingegen führen diese Arbeit täglich standardmäßig durch haben und Systeme und Prozesse, um damit zurecht zu kommen.

·       Ihre Erfahrung mit TMS, bevor Ihre Mitarbeiter in andere Aufgaben wechseln? Wie schaffen Sie es, Ihr Personal auf einem guten Weiterbildungsstand zu halten? Der Outsourcer für Frachtrechnungsprüfung- und Zahlungsprüfung macht das nicht zu Ihrem Problem, sie kümmern sich einfach darum.

·       Und zu guter Letzt die Eigentumsfrage: Wem gehört der Prozess, die Software und die Kosten, die mit einem TMS-System in einem großen multinationalen Unternehmen verbunden sind? Eine sehr schwierige Frage.  Beim Outsourcer für Frachtrechnungsprüfung - und Zahlungsprüfung ist es ganz einfach.  Sie müssen Dinge vereinfachen, effizient gestalten, kostengünstig und termingerecht und werden daher dafür sorgen, dass sie das schaffen, denn es ist ihr Kerngeschäft!

In der Praxis hat ein TMS-System viele versteckte Kosten und  benötigt einen großen Aufwand, um es richtig zu bedienen; zudem besteht die ständige Gefahr, dass Fähigkeiten, Wissen und Erfahrung das Unternehmen möglicherweise verlassen.  Dazu kommt, dass die Arbeit mit einem TMS-System sich ständig mit anderen Arbeiten konkurriert, da die Mitarbeiter typischerweise nicht ständig mit einem TMS-System befasst sind.  Dies kann zu Verspätungen und Fehlern führen.

Das Urteil:

TMS-Systeme verlieren hier klar.  Abgesehen von der Tatsache, dass ein TMS-System nicht per se gemacht ist für eine Frachtfinanzprüfung, Ihre Mitarbeiter sind nicht dazu gemacht, ein TMS-System auf die beste Weise zu nutzen.
Das Outsourcing der Frachtrechnungsprüfung - und Zahlungsprüfung kümmert sich um viele Aspekte, die oftmals nicht erkannt werden, da sie in den Geschäftsräumen des Outsourcers für Frachtrechnungsprüfung - und Zahlungsprüfung durchgeführt werden, aber es bedeutet mehr Arbeit als die meisten Firmen glauben.  Aus diesem Grund handelt es sich oft um einen unterschätzten Service.  Obwohl viele Menschen Erfahrungen mit TMS-Systemen sammeln, bin ich sicher, dass in den kommenden Jahren ein großer Impuls in Unternehmen einsetzen wird, sich nach Outsourcer oder Anbietern von Frachtrechnungsprüfung - und Zahlungsprüfungen umzusehen, die große TMS-Nutzer unterstützen können beim Onboarding von Carriern, dem Bedienen des TMS-Systems und auch dabei, die Dinge in Ordnung zu halten, da es genau diese Aufgaben sind, die ein Outsourcer für Frachtrechnungsprüfung - und Finanzprüfung gewöhnt ist und ein TMS-User nicht.

 

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